Bogota con los pies en la tierra

Resulta interesante ver que el Distrito Capitalino esté elaborando planes de contingencia para que en el evento de una catástrofe (sismo, inundación, etc) la ciudad de Bogotá resulte lo menos afectada posible.

Todos estos esfuerzos son muy importantes y la comunidad los recibe como una muy buena noticia, pero considero que el plan esta incompleto ya que no solo debemos procurar los mínimos impactos posibles de perdidas ya sean humanas, de infraestructura, y otros sino que debemos anticipar que una catástrofe necesariamente hará que muchas empresas de la ciudad y del pais también se verán afectadas y que en caso de no estar debidamente preparadas, es decir, que si no cuentan con un plan probado de continuidad y recuperación del negocio, muy seguramente desaparecerán y con ellas una muy importante cantidad de empleo que afectará negativamente a las familias y por ende a la administración de Bogotá y del pais, ya que no solo estará el tema de lo relacionado con el desempleo, sino que el nivel de tributación caerá ostensiblemente y con él se afectará el desarrollo de la ciudad y muy seguramente retrocederemos severamente en el progreso que hemos logrado.

No es suficiente entonces, el tener planes de contingencia para prevenir y atender emergencias, se hace necesario cerrar el circulo mediante la exigencia obligada de que todos los empresarios diseñen, implementen y prueben sus planes de continuidad y recuperación que le aseguren a la administración capitalina y al pais en general, que el fantasma de un gran nivel de desempleo y pobreza no se presentará ante una catástrofe. Esto sí se constituye en una verdadera e integrada responsabilidad social.

Justificación BCP

Entrenamiento en Planes de Continuidad y Recuperación

Analizando la literatura que existe sobre el tema del BCP y el DRP he notado que la gran mayoría de las publicaciones se limitan a dar luces sobre QUE es, en qué consiste y qué hay que hacer para la elaboración de estos planes, pero son pocas, si es que existen, las que abordan el tema principal de COMO hay que hacerlo, siendo esto lo más importante del proceso.

Por esta razón y para llenar este vacío, he estructurado un curso de aproximadamente 30 horas de capacitación en donde de manera franca, participativa y abierta, enseño los fundamentos de esta disciplina, para que las empresas u organizaciones interesadas en hacer directamente e internamente sus planes BCP y DRP puedan hacerlo mediante la capacitación de un grupo de sus funcionarios.

Los temas destacados a tratar en la capacitación son:

· Planeación del Proyecto.
· Análisis de Riesgos.
· Análisis de Impacto, BIA.
· Formulación de Estrategias.
· Plan de Continuidad.
· Plan de Recuperación.
· Prueba del Plan.

Las empresas interesadas en esta actividad pueden contactarme al correo electrónico gerencia@silviogiraldo.com en donde gustosamente atenderé sus inquietudes y sugerencias.

Como Comenzar un BCP?

He notado que a veces el deseo de mantener las buenas practicas de gestión de los servicios, hace que algunos funcionarios se motiven a desarrollar un Plan de Continuidad, pero desconocen ciertos puntos que vale la pena resaltar.

En primer lugar, no es lo mismo un DRP el cual es un plan de recuperación de una función o proceso específico y un BCP el cual es el Plan de Continuidad de la Función o proceso que ayude a la supervivencia de la empresa en caso de desastre. Aunque ha varias similitudes los resultados finales son diferentes y muchas veces complementarios.

Primero comencemos con afirmar que el BCP pretende en primer lugar identificar con certeza, cuales son los proceso críticos de la organización o empresa, con el fin de tomar las medidas necesarias que nos aseguren que ante un evento de desastre o de calamidad, nuestro negocio pueda mantenerse funcionando con los niveles mínimos de operatividad que asegure la supervivencia de la empresa, organización o negocio. Es decir que debemos identificar los procesos que son la razón de ser de nuestra empresa y que en caso de que hayamos definido de manera correcta la "Misión" de la empresa, estos procesos críticos son los que nos permiten cumplir nuestro objetivo-misión. Se desprende de aquí que toda empresa tiene al menos dos tipos diferentes de procesos, los críticos y los que apoyan o facilitan la ejecución de los críticos y que son llamados procesos de apoyo.

Un BCP se enfoca primariamente sobre los procesos críticos y de estos procesos pretendemos identificar con certeza sus componentes críticos, es decir quienes son las personas que por sus conocimientos, experiencia y habilidades son críticos en caso de su ausencia, cual es el hardware critico, el software critico, las aplicaciones criticas, los formatos críticos, los documentos, las bases de datos, etc. Toda esta información recogida y otra más que necesitaremos nos permitirá mediante un análisis de riesgos e impactos en el negocio, identificar de manera ordenada y con cumplimientos de tiempos TOR, los elementos que constituyen el plan de continuidad.

El DRP que sirve para asegurar la supervivencia de la empresa, retoma toda esta información recogida para cada proceso y elabora el plan detallado de recuperación de cada uno de ellos, es decir que la idea es lograr tener dentro de un gran plan todos aquellos planes de recuperación de los procesos críticos.

Lo anterior, solo para que el lector comprenda la magnitud del trabajo mancomunado que hay que hacer a nivel de la empresa u organización y que sea conciente que la información recogida en su mayoría es de alta sensibilidad para el negocio y por lo tanto es de carácter confidencial y que si no hay interés directo y la debida aprobación de la alta gerencia, hacer un BCP a espaldas de la organización es imposible. Es decir que lo primero que debe hacer el ejecutivo que mencionamos en las primeras lineas de este artículo es obtener el interés y la aprobación de la alta gerencia, de modo que empodere al coordinador o responsable interno del BCP-DRP para que haga el llamado a los gerentes y directores para que participen pro-activamente en el desarrollo del plan, dando apoyo y suministrando la información veraz y oportuna que permita el desarrollo normal del proyecto.

Por esto es que un BCP comienza con una etapa de planeación en donde debemos comenzara a identificar los actores principales para el desarrollo de las actividades, sus roles y responsabilidades.

Notemos que cualquier empresa puede hacer un DRP para la recuperación de un proceso, de manera aislada a las necesidades de las demás áreas, pero este proceder nada tiene que ver con la continuidad de la empresa en caso de desastre, solo se puede asegurar la probabilidad de la recuperación del proceso que de manera aislada desarrollo su DRP, pero que ante ciertas circunstancias de desastre se hace innecesario su recuperación ya que muy seguramente no entraría a apoyar de manera eficaz y eficiente a los otros procesos críticos afectados y que no fueron tenidos en cuenta en el proceso del desarrollo e implementación del DRP aislado.

Un DRP aislado a las necesidades y circunstancias reales de una empresa u organización no es nada más que un plan de contingencia para un proceso o función.

En resumen, lo primero que se debe hacer para el desarrollo e implementación de un BCP es contar con el interés, aprobación y soporte total de la alta gerencia ya que su ausencia impedirá la recolección de la información que se constituye en la columna vertebral de todo el proceso.

En otra publicación ampliaré más sobre el tema.

Gracias por sus comentarios.